Jobid=0586778acf9c (0.1006)
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Coördinator Proces- en Projectondersteuning. Je werkt als project- en procesondersteuner en bent verantwoordelijk voor het aansturen en coördineren van de projectondersteuning, het waarborgen en bevorderen van de kwaliteit van de projectondersteuning, en het efficiënt organiseren en stroomlijnen van overlegstructuren binnen de clusters en projecten. Je bent flexibel inzetbaar voor verschillende projecten en ad hoc werkzaamheden.
Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:
Aansturing en kwaliteitsborging van de projectondersteuning
- Je stuurt en begeleidt de projectondersteuners.
- Je geeft gevraagd en ongevraagd advies over de inrichting, verbetering en kwaliteit van de projectondersteuning.
- Je signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en bewaakt de naleving van werkprocessen, standaarden en afspraken.
- Je fungeert als sparringspartner voor de Manager Projectbeheersing en de Projectmanager met betrekking tot richting geven aan, inrichting van en verrichting binnen het vakgebied projectondersteuning op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Coördinatie van overlegstructuren en informatievoorziening
- Je voert regie over agenda’s van project- en clusteroverleggen, bepaalt mede de benodigde onderwerpen en ziet erop toe dat deze adequaat worden behandeld.
- Je organiseert overleggen tijdig en bereidt deze goed voor, onder meer door regie te voeren op tijdige verspreiding van stukken, en je bewaakt afspraken, acties en doorlooptijden (kwaliteit en mate van verslaglegging).
- Je bent als “spin in het web” aanwezig bij relevante overleggen, signaleert kansen en risico’s en handelt proactief op basis van wat je hoort en ziet.
Ondersteuning van IPM-rolhouders en het projectteam
- Je ontzorgt en assisteert IPM-rolhouders door proactief administratieve, secretariële en procesmatige taken uit handen te nemen.
- Je houdt nauw contact met IPM-rolhouders en onderneemt zelfstandig acties op basis van signalen, vragen en benodigde opvolging.
- Je ondersteunt het projectteam bij het beheerst doorlopen van besluitvormingsmomenten door tijdig de benodigde overleggen in te plannen en voor te bereiden.
- Je coördineert en begeleidt specifieke projecten of trajecten, zoals bijdragen aan GRIP migratie, het organiseren van veiligheidsrondes en Project Follow Ups.
Projectondersteuning en operationele taken
- Je verricht managementondersteunende en secretariële werkzaamheden.
- Je vervangt, in geval van ziekte of verlof, de projectondersteuner of biedt ondersteuning daar waar nodig.
- Je pakt zelfstandig inhoudelijke en organisatorische taken op, zoals onderdelen van onboarding (bijvoorbeeld cybersecurity) of voorbereiding van clusteroverleggen.
- Je draagt zorg voor correcte en tijdige documentaanlevering, signaleert afhankelijkheden en borgt dat processen volledig en volgens richtlijnen worden doorlopen.
Als project- en procesondersteuner lever je een goed gestructureerde, kwalitatief hoogwaardige en soepel functionerende projectondersteuning binnen de betrokken clusters en projecten. Je biedt daarnaast ondersteuning aan het IPM-team door inzet op ad hoc werkzaamheden of projecten.
Je bent werkzaam voor de drie clusters van de A lijn PPO West Nederland Noord, namelijk A Tunnels, A Vaarwegen en A Wegen. De A lijn richt zich op onderhoud van wegen, vaarwegen en tunnels in de regio West Nederland-Noord. Elk cluster heeft eigen kantoordagen; je werkt hybride en de clusters verwachten hierin flexibiliteit zodat in goed overleg afspraken worden gemaakt over fysieke of hybride aanwezigheid.
Leiding en toezicht zijn aanwezig met betrekking tot de uitvoering van je opdracht. Je rapporteert aan en overlegt met de Managers Projectbeheersing van de clusters.
Meest essentiële competenties
Voor deze functie is het belangrijk dat je in hoge mate zelfstandig kunt werken en effectief de regie weet te voeren. Je neemt initiatief, treedt op de voorgrond, creëert beweging en weet anderen te motiveren om doelen te bereiken. Daarnaast kun je goed verbanden leggen en beschik je over sterke organisatiesensitiviteit; je voelt aan wat er speelt binnen de organisatie, begrijpt belangen en weet hier tactvol op in te spelen. Je werkt accuraat en zorgvuldig, met oog voor detail en kwaliteit. Je bent communicatief sterk, kunt een klein team aansturen en taken delegeren.
Organisatie
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar zetten zij zich dagelijks in voor een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, vaarwegen en wateren, en dragen bij aan een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werkt Rijkswaterstaat aan een land dat beschermd is tegen overstromingen, met voldoende groen en schoon water, en waar je vlot en veilig van A naar B kunt reizen.
Functie-eisen
- Je beschikt aantoonbaar over een afgeronde HBO/WO opleiding
- Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring
- Je hebt kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemene secretarieel administratieve procedures en voorschriften
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring binnen de Rijksoverheid
- Je beschikt over de competentie om een klein team te coördineren en aan te sturen
Functie-wensen
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van grote bijeenkomsten
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met projectondersteunende werkzaamheden
Deel deze vacature: