jobid=A.0.0355
Functieprofiel – Office Manager
1. Functietitel
Office Manager / Administratief/facilitair Coördinator (1 positie beschikbaar).
2. Doel van de functie
De office manager is de spil in het web van Amsterdam Brain Center en zorgt dat het kantoor
soepel en efficiënt draait. Je bent verantwoordelijk voor alle administratieve,
organisatorische en facilitaire taken en bewaakt dat alles op rolletjes loopt. Je ontvangt
cliënten, klanten en leveranciers, beheert de telefoon, mailbox en agenda van het
behandelteam, en coördineert afspraken en praktische zaken. Daarnaast creëer je structuur
en overzicht in het kantoor, signaleer je verbeterpunten in processen, ondersteun je
collega’s bij hun werkzaamheden en draag je actief bij aan een warme en professionele
werksfeer waarin humor op de juiste manier wordt ingezet. Kortom: jij zorgt dat het kantoor
functioneert als een goed geoliede machine en dat iedereen zich ondersteund voelt.
3. Plaats in de organisatie
• Afdeling/team: Zelfstandige functie binnen klein kantoor Amsterdam Brain Center; je
bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor;
• Rapporteert aan: Managementteam (dr. Ben Bolsenbroek, dr. Jesse Alexander, dr.
Irving Fox);
• Aantal collega’s/rapportagelijnen: Werkt nauw samen met behandelaars en
assistenten, externe leveranciers en klanten.
4. Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden
1. Ontvangen van cliënten en bezoekers op een gastvrije manier;
2. Beheren van telefoon, mailbox en agendabeheer van het behandelteam;
3. Coördineren van afspraken met cliënten, interne en externe partijen;
4. Zorgdragen voor facilitaire zaken in het pand (zoals kantoorbenodigdheden, kleine
onderhoudsklussen, schoonmaakplanning);
5. Ondersteunen van het team bij organisatorische en administratieve taken en
signaleren van verbeterpunten.
5. Gewenste kennis, vaardigheden en competenties
• Opleidingsniveau/certificaten: MBO+/HBO richting management, office management
of secretariaat;
• Belangrijke kennis of ervaring: Ervaring met agendabeheer, klantcontact en
kantoororganisatie; affiniteit met zorg/paramedische omgeving is een pré;
• Competenties (bijv. klantgericht, nauwkeurig): Structureel, zorgzaam, zelfstandig,
overzicht houdend, humorvol en in staat een fijne sfeer te creëren zonder “too
much” te zijn.
6. Fysieke en/of bijzondere werkomstandigheden
• Werktijden/ploegen: Overdag op locatie in Haarlem; reguliere kantoortijden,
flexibiliteit bij bijzondere evenementen of behandelingsweken;
• Belastbaarheid/tillen/buitenwerk: Lichte fysieke taken mogelijk (bijv. kleine facilitaire
klussen, kantoorbenodigdheden verplaatsen);
• Certificaten zoals VCA, rijbewijs: Geen VCA vereist; rijbewijs B kan handig zijn voor
incidenteel vervoer van materialen.
7. Arbeidsvoorwaarden (optioneel)
• Salarisrange: €3.200–€3.500 bruto per maand o.b.v. fulltime;
• Uren per week: Fulltime (32–40 uur) of parttime met mogelijkheid tot flexibele
dagen;
• Contractvorm: Uitzend- of detacheringsbasis met uitzicht op vast;
• Standplaats: Nieuw pand Amsterdam Brain Center in Haarlem;
• Reiskosten/ parkeermogelijkheden: Reiskostenvergoeding volgens regeling; parkeren
in overleg;
• Startdatum/eventuele stopdatum: Start zo spoedig mogelijk, voor onbepaalde tijd.
Deel deze vacature: